10 Принципа на успешния проект, през призмата на доброто управление

1. Не прави проект заради самия проект!

Проектът по своята същност е различно/странично/ от обичайната дейност действие, водещо до определена промяна, ограничено времево и ресурсно, което реализираме с цел получаване на строго регламентиран, количествено и качествено, резултат. В следствие на даденото определение логиката е че трябва да планираме реализиране на проект, само ако това ще доведе до някаква промяна в сегашното положение по отношение на дефинираните проблеми и целева група. От друга страна целевия ефект не е постижим на „всяка цена“, а само в строго зададените първоначално стойност и време т.е. резултатите от проекта отговарят на вложения  в него ресурс!

2. Търси устойчивост!

Не прави проекти без да си планирал тяхното продължение! Във връзка с горното определение, за да реализираме проекти, трябва да имаме „ограничена във времето дейност“, за ефекта от която трябва да планираме устойчивост по отношение на институционалност, финансиране и ресурсна обезпеченост. Трябва да изградим същевременно и визия за добавената стойност и мултиплициране на ефекта, формулирайки едновременно с това нашите стратегически и оперативни цели, както и детайлен план за тяхното изпълнение.

3. Бъди добър проектен мениджър!

Обезпечи ресурсно и организационно проекта. Назначи възможно най-добрите експерти, които може да си позволиш (best for the money)! Обезпечи материално работата на екипа по изпълнение и управление, посредством осигуряване на необходимата работна среда, техника, мобилност и комуникации. Създай стриктна организация, ясно разпределение на функциите, строг контрол и  отчетност на работата. Стимулирай инициативността и екипния подход, в релсите на предварително зададената рамка. Обвържи всичко с резултата от изпълнението. Вярвай им и ги защитавай пред трети страни. Вие сте един екип!

4. Планирай внимателно времето и финансите!

Особено за процедури, свързани с одобрение от Договарящия орган, включително не бързай с промени по договора, а изчакай тяхното акумулиране. Заложи поне три пъти повече време за провеждане на процедури, отколкото е регламентирания срок. Не избързвай с поръчки на стоки и услуги, преди да си получил одобрение на договарящия орган за проведените процедури. Не приемай написаните в договора за реализиране на проекта „100%  безвъзмездна помощ“ за липса на персонален финансов ангажимент. Рядко авансът по проекта е повече от 20%, като много често е обвързан с нуждата от финансово обезпечение, като банкова гаранция или запис на заповед. В повечето случаи се налага бенефициентът да осигурява  70%-80% мостово финансиране на проекта, дори и при официално липса по договор на регламентиран собствен финансов принос. Много често се забравя за необходимостта от покриване и на ДДС, което в повечето случаи не е допустим разход по проекта. За да си улесните управлението на паричните потоци и при съществуваща възможност не се колебайте да искате междинно/и искания за възстановявания на финансови средства, което освен чисто парично измерение допринася в голяма степен и за минимизиране на риска от финансови корекции.

5. Избирай „пазарно“ изпълнителите на стоки и услуги!

Изготви детайлни технически задания за да улесниш потенциалните кандидати. Използвай ясни и обективни показатели за оценка на офертите. Търси варианти за наемане и безвъзмездно ползване на активи, а не за тяхното закупуване, когато това е възможно. Финансовият лизинг е допустим като опция по много програми, когато придобиването на самите активи е наложително. Избягвай „директното договаряне“ с доставчици на стоки и услуги, обусловено от различни субективни фактори, тъй като много често излиза по-скъпо.

6. Включи максимум заинтересовани страни!

Проучи предварително реалистичния брой получатели на ефекта от конкретните проектни дейности, които би могъл да включиш. Дефинирай интереса  и участието на всички заинтересовани страни в хода на изпълнение на проекта. Направи ги свои партньори, колеги, помощници и съветници. Ангажирай тяхното активно участие, с оглед конкретната нужда от експерти, представители от целевата група и всякакви ресурси , в името на постигането на общия резултат.

7. Води се от принципа за документална обоснованост на разходите!

Регламентирай ясна политика, със строги правила, за управление на документи и документооборот, по отношение на изпълняваните проекти. Обърни сериозно внимание на организацията на счетоводното отчитане на проектните разходи и създай детайлна аналитичност за това. Осигури всичките необходими записи (документи, снимки и пр.), съгласно изискванията на програмата, включително спазвай стриктно изискванията за документооборот и архив. Осигури и надлежно приложи всички технически документи , доказващи естеството и качеството на изпълнените дейности. Бъди педантичен по отношение на нормативно и процедурно изискваните реквизити и съдържание. Пази се от неглижиране на „дребните детайли“!

8. Бъди информиран!

Не приемай еднозначно всичко, което официално или неофициално, получаваш като документи и информация от чиновниците насреща. Чети между редовете. Изчитай внимателно рубриките „Въпроси-отговори“. Следи редовно за актуална информация на страницата на Договарящия орган. Търси официален/неофициален отговор на всички възникнали въпроси, преди извършване на всяка конкретна дейност и преди предаване на всеки отчет. Опитай се да уточниш всички неясни (рискови) моменти преди самото финално отчитане.

9. Отстоявай позициите си!

Имай предвид, че всяко твое аргументирано възражение, ще срещне невиждан отпор в защита на позицията в режим „магаре на мост“. В много от ведомствата е прието жалбите да се насочват към служителя, срещу чието мнение или становище е самото възразяване!!! Затова понякога е необходимо адекватно упорство за преодоляването на същото ниво и разглеждането на въпроса по същество на „по-горен етаж“. Обръщай сериозно внимание на нормативни тълкувания, които определени служители се опитват да правят в процеса на работата и в пълен противовес на техните отговорности и правомощия. Такива са например „вина/виновно действие“, „законосъобразност на разходите“, „облагаема/необлагаема доставка по ЗДДС“ и други прояви на тяхна свръхкомпетентност. Не се колебай да отнасяш същите тези възникнали въпроси до съответните органи по компетентност за официално становище. Знай , че поради предимно договорния характер на взаимоотношенията по финансиране с европейски и средства от националния бюджет, няма да имаш правно основание за атакуване на техните санкции по административен ред в съда!

10. Поеми последващите ангажименти съзнателно и отговорно!

Внимателно планирай индикаторите за успех и проучи обективно задълженията за устойчивост, които поемаш! Обърни внимание на сроковете за които се обвързваш с последващи действия, по отношение на закупени активи, финансови показатели и запазване на дейността/заетостта. Знай, че оперативните програми за актуалния програмен период предвиждат сериозни финансови корекции (санкции) за неизпълнение на заложената устойчивост и планираните резултати, след приключване на проекта. Приеми, съзнателно и отговорно, че тази отговорност е само твоя!

…Повярвай на всичко по-горе, но Вярвай само на себе си !